Dans le paysage tumultueux de Réside Etudes, les copropriétaires de résidences ont réalisés ces dernières années qu’ils pouvaient être pris au piège de montages économiques instables. Ces dispositifs, bien que séduisants sur le papier, ont laissé de nombreux investisseurs face aux défaillances des gestionnaires, à des réductions de loyers significatives, voire à un arrêt total des revenus. Souvent, l’absence d’entretien des biens et le risque de requalification fiscale ajoutent à l’amertume des investisseurs, tant les procédures administratives et les implications financières se révèlent lourdes lorsque le cadre instable finit par s’effondrer, rendant difficile la revente des biens.

Face à ces obstacles majeurs, les copropriétaires envisagent de plus en plus l’autogestion par la création d’une société par actions simplifiée (SAS). Cette option leur permet non seulement de regagner le contrôle de l’exploitation de leurs résidences mais aussi de se prémunir contre d’éventuelles reprises fiscales. Le cœur de ce modèle réside dans la récupération du fonds de commerce et des locaux de service pour constituer une entité qui prend le relais du gestionnaire initial. En louant leur lot à cette SAS via un bail commercial, les copropriétaires s’assurent que l’engagement locatif légal est respecté, préservant ainsi les avantages fiscaux octroyés par le régime initial. Les modalités d’exploitation de la résidence peuvent diverger en fonction des capacités et des souhaits des copropriétaires. L’autogestion interne requiert une implication des propriétaires, qui devront s’accorder sur des objectifs communs et se débrouiller face aux exigences de la gestion d’une résidence service. Cependant, les contraintes professionnelles et saisonnières, couplées aux conditions économiques fluctuantes et logistiques dispersées, peuvent rendre cette tâche ardue et chronophage.

En revanche, l’autogestion déléguée offre une alternative plus flexible où une entité externe prend en charge la gestion quotidienne. Même ainsi, les copropriétaires conservent une influence décisive sur les décisions stratégiques, assurant un coutumier contrôle sur l’entretien et la valorisation de leur investissement.

Les avantages de ce modèle sont multiples pour les bailleurs prudents qui souhaitent reconquérir la gestion de leurs biens sans en supporter directement les charges lourdes. En substituant le contrat de bail par un contrat de mandat, on garantit non seulement une plus grande sécurité aux propriétaires mais également la possibilité de modifier ou révoquer ces contrats sous des conditions prédéfinies.

Ainsi, les investisseurs se libèrent de la mainmise des gestionnaires peu scrupuleux, tout en veillant à ce que leur bien soit correctement maintenu et valorisé.

On peut estimer à environ trois mi-temps, l’engagement de temps nécessaire dans la SAS pour les copropriétaires en particulier lors de la première année où les notions de stratégie et la gestion de la transition prendront une part importante des efforts. Il vaut mieux aussi disposer de connaissances en finance et en gestion dans cette équipe cela parait une évidence. Les mi-temps permettent de ne pas faire reposer l’effort sur une tête et permettent aussi de continuer d’autres activités en parallèle de cette gestion, tous les copropriétaires ne veulent pas se transformer du jour au lendemain en gestionnaire de résidence à plein temps !

Il y a cependant un point à ne pas oublier dans le cadre de de la situation actuelle de Réside Etudes Seniors : Si l’on peut certainement attribué une part non négligeable de la situation actuelle à la responsabilité à Réside Etudes avec un mode gestion très opaque, un mode de gouvernance trop verticale et une appétit au profil qui a, compte tenu du contexte de crise COVID puis immobilière, aggravé la situation de cette entité il n’en reste pas moins que Réside Etudes Seniors faisait face à un déficit chronique depuis de nombreuses années et donc bien avant la période COVID

Il convient alors de se poser la question : pourquoi une SAS gérée par des copropriétaires réussirait mieux qu’une société professionnelle gestionnaire ?

Un des principaux atouts de la SAS réside dans sa capacité à rétablir la transparence et l’alignement des intérêts. Les copropriétaires, en tant que fondateurs et gestionnaires de la SAS, orientent directement les décisions stratégiques, garantissant que les choix effectués servent avant tout leurs intérêts. Ce degré d’implication contraste fortement avec les pratiques opaques des anciens gestionnaires, souvent motivés par leurs propres gains plutôt que ceux des propriétaires. En matière de gestion opérationnelle, la SAS offre une flexibilité que les sociétés gestionnaires classiques peinent à égaler. La possibilité de déléguer à un prestataire externe permet à la SAS de bénéficier de l’expertise d’un professionnel tout en conservant un contrôle financier et stratégique. Cette méthode assure également la continuité de l’exploitation et maximise la valorisation du bien, fournissant aux copropriétaires une solution équilibrée entre délégation et supervision.

Par ailleurs, l‘engagement contractuel au sein d’une SAS diffère significativement des modèles traditionnels. En substituant les contrats de bail par des mandats de gestion, les copropriétaires peuvent annuellement révoquer ces accords selon des conditions prédéfinies, évitant ainsi la tyrannie de contrats contraignants. C’est un cadre beaucoup plus favorable aux propriétaires, leur permettant d’ajuster leurs stratégies en fonction de l’évolution du marché immobilier et des résultats de l’exploitation.

Cette stratégie de gestion plus rigoureuse peut se traduire contractuellement par un bail à deux vitesses, un montant fixe qui permet de valoriser correctement l’investissement et une part plus modeste et variable qui permet à tous de profiter de la réussite de la résidence si sa rentabilité est démontrée ce que tout les acteurs souhaitent bien évidemment.

Une des solutions porteuses d’espoir qui permettrait de répondre au problème actuel du taux d’occupation de certaines résidences et en particulier celui de certaines résidences seniors est une diversification de leur activités. En effet, selon la taille de la résidence il est envisageable d’exploiter une partie des locaux pour une activité « seniors » puis une autre partie pour une activité « étudiants ». Les coûts d’exploitation sont différents et les services communs très proches. En fonction du positionnement géographique de la résidence une division de l’exploitation entre « services seniors » et « services hôtelier » peut aussi être une solution plus pérenne. Cette approche qui a déjà été expérimentée pour certaines autres résidences Réside Etudes, se positionne comme une solution possible qu’une étude de faisabilité préalable devra confirmer lors de la phase de transition.

Les grandes étapes de la création d’une SAS pour reprendre une résidence gérée.

Évaluations préliminaires.

• Analyser la situation financière de la résidence gérée :
  • Examiner les bilans et comptes de résultats des dernières années
  • Évaluer les dettes et créances en cours
  • Analyser le taux d’occupation et les revenus générés
• Évaluer l’état des infrastructures :
  • Inspecter les bâtiments et équipements
  • Identifier les travaux de rénovation ou mises aux normes nécessaires
• Étudier les contrats en cours :
  • Contrats de travail des employés
  • Contrats avec les résidents
  • Contrats de maintenance et de services
• Analyser le marché local :
  • Évaluer la demande pour ce type de résidence dans la zone
  • Étudier la concurrence
• Consulter des experts :
  • Avocat spécialisé en droit des sociétés et procédures collectives
  • Expert-comptable
  • Consultant en gestion de résidences services
  • Gestionnauires de résidences services

Préparation du projet de reprise.

• Élaborer un business plan détaillé :
  • Projections financières sur 3 à 5 ans
  • Plan de trésorerie
  • Stratégie de développement et d’amélioration des services
• Définir la structure de la future SAS :
  • Montant et répartition du capital social
  • Identité des actionnaires et leurs apports
  • Gouvernance (président, directeur général, conseil d’administration)
• Préparer l’offre de reprise :
  • Déterminer le prix d’acquisition proposé
  • Lister les actifs et passifs à reprendre
  • Élaborer un plan de continuation ou de restructuration
• Identifier les sources de financement :
  • Fonds propres des associés
  • Prêts bancaires
  • Aides ou subventions potentielles
  • Apport des copropriétaires

Constitution de la SAS.

• Choisir la dénomination sociale :
  • Vérifier la disponibilité du nom sur le site de l’INPI
  • S’assurer qu’il n’y a pas de marque similaire déposée.
• Rédiger les statuts de la SAS :
  • Objet social
  • Durée de la société
  • Règles de fonctionnement et de prise de décision
  • Conditions de cession des actions
• Nommer les dirigeants :
  • Désigner le président
  • Nommer éventuellement un directeur général
  • Définir leurs pouvoirs et rémunérations
• Déterminer et réaliser les apports :
  • Apports en numéraire
  • Apports en nature (évaluation par un commissaire aux apports si nécessaire)
  • Libération du capital

Formalités de création.

• Ouvrir un compte bancaire :
  • Choisir une banque
  • Déposer les fonds constituant le capital social
  • Obtenir une attestation de dépôt des fonds
• Publier un avis de constitution :
  • Rédiger l’avis avec les informations légales requises
  • Choisir un journal d’annonces légales habilité
  • Conserver une copie de la publication
• Immatriculer la société au RCS :
  • Remplir le formulaire M0
  • Rassembler les pièces justificatives (statuts, attestation bancaire, etc.)
  • Déposer le dossier au Centre de Formalités des Entreprises (CFE)
• Obtenir les numéros d’identification :
  • Attendre la réception du K-bis
  • Recevoir le numéro SIRET et le code APE de l’INSEE

Négociation avec le liquidateur judiciaire.

• Présenter l’offre de reprise :
  • Soumettre le dossier complet au liquidateur
  • Exposer le projet de reprise et ses avantages
• Négocier les conditions :
  • Discuter du prix d’acquisition
  • Négocier la reprise des contrats (travail, baux, fournisseurs)
  • Aborder la question des dettes à reprendre ou non
• Obtenir les autorisations :
  • Présenter le projet au juge-commissaire
  • Obtenir l’accord du tribunal de commerce
• Finaliser l’accord :
  • Rédiger un protocole d’accord
  • Prévoir les conditions suspensives éventuelles

Reprise effective de la résidence gérée.

• Signer l’acte de cession :
  • Vérifier que toutes les conditions sont remplies
  • Procéder à la signature devant notaire si nécessaire
• Reprendre les contrats de travail :
  • Informer les salariés de la reprise
  • Maintenir les conditions de travail existantes
  • Établir de nouveaux contrats si nécessaire
• Informer les parties prenantes :
  • Envoyer un courrier aux résidents
  • Contacter les fournisseurs
  • Informer les autorités locales
• Effectuer un état des lieux précis
  • Document réglementaires (Contrôle incendie, carnet de maintenance, états comptables etc..)
  • Faire un état des lieux de chaque appartement pour d’eventuelles poursuite du précédant exploitant pour cause de defaut d’entretien.

Mise en place de la nouvelle gestion.

• Établir de nouveaux contrats :
  • Réviser les contrats de séjour des résidents
  • Mettre à jour les règlements intérieurs.
  • Etablir et faire signer les nouveaux baux commerciaux pour chaque coproriétaire
• Actualiser les assurances :
  • Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle
  • Mettre en place une assurance multirisque pour les bâtiments
• Revoir les contrats de maintenance :
  • Évaluer les contrats existants
  • Renégocier ou changer de prestataires si nécessaire
• Implémenter un nouveau système de gestion :
  • Choisir un logiciel adapté à la gestion de résidences
  • Former le personnel à son utilisation

Aspects réglementaires spécifiques potentiels.

• Obtenir les autorisations nécessaires :
  • Demander l’agrément auprès des autorités compétentes (ex: ARS pour une résidence seniors)
  • Se conformer aux normes d’accessibilité et de sécurité
• Respecter les réglementations sectorielles :
  • Appliquer les normes spécifiques au type de résidence
  • Mettre en place les procédures obligatoires (ex: plan bleu pour les EHPAD)
• Former le personnel :
  • Assurer les formations obligatoires (premiers secours, sécurité incendie, etc.)
  • Maintenir à jour les qualifications requises

Communication et marketing.

• Informer sur le changement de gestion :
  • Organiser une réunion d’information pour les résidents et leurs familles
  • Communiquer auprès des partenaires locaux (médecins, associations, etc.)
• Mettre en place une stratégie marketing :
  • Créer ou mettre à jour le site web de la résidence
  • Développer une présence sur les réseaux sociaux
  • Organiser des journées portes ouvertes
• Rassurer et fidéliser la clientèle existante :
  • Proposer des améliorations de services
  • Être à l’écoute des besoins des résidents

Suivi financier et opérationnel.

• Mettre en place un système de suivi financier :
  • Choisir un logiciel de comptabilité adapté
  • Établir un tableau de bord avec des indicateurs clés de performance
  • Prévoir des reporting réguliers
• Établir des procédures opérationnelles :
  • Rédiger des manuels de procédures pour chaque service
  • Mettre en place des contrôles qualité réguliers
  • Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires
• Planifier l’amélioration continue :
  • Recueillir régulièrement les retours des résidents et du personnel
  • Analyser les performances et identifier les axes d’amélioration
  • Investir dans la formation continue du personnel

Cette liste détaillée couvre les principaux aspects de la création d’une SAS pour reprendre une résidence gérée en liquidation judiciaire. Certaines étapes peuvent être effectuées par délégation à un gestionnaire si il est choisi par la SAS. C’est d’ailleurs la solution à préconisier.

Enfin, la réussite d’une SAS repose fortement sur la qualité de sa mise en œuvre et la compétence des acteurs impliqués. Alors que les sociétés de gestion héritent souvent de passifs et de pratiques inadaptées, la SAS, par nature, engage les propriétaires dans une dynamique proactive. En empruntant cette voie, les copropriétaires peuvent assurer la pérennité de leur investissement, tout en maintenant les avantages fiscaux associés à leurs résidences.

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Source : Créer une SAS en autogestion
Article rédigé avec l’assistance d’une IA. Contenu final, révisions, ajouts et éditions par l’auteur.